Birebir Görüşmeler: Durum Güncellemesi mi Gelişim Fırsatı mı?

Yazan: Özlem Akıncılar, CPCC

Birçok kurumda birebir görüşmeler düzenli olarak yapılıyor.

Hatta çoğu zaman çalışanlar tarafından da yöneticiler tarafından da önemli bulunuyor ve takip ediliyor.

Takvimler oluşturuluyor, toplantılar gerçekleşiyor, notlar alınıyor.

Buna rağmen birçok birebir görüşme, taraflar odadan çıktığında geriye somut bir etki bırakmıyor.

“Konuştuk ama gerçekten bir şey değişti mi?”

Çünkü bu görüşmeler zamanla bir gelişim alanından çok bir durum güncellemesine dönüşmüş oluyor.

Birebir görüşmeleri nasıl tanımladığımız, onları nasıl yönettiğimizi belirliyor.

Eğer amaç sadece iş takibi ise farklı sorular soruyoruz.

Eğer amaç gelişimi desteklemekse farklı.

Peki etkili bir birebir görüşmeyi diğerlerinden ayıran şey nedir?

İnsanlar kendilerine ne yapmaları gerektiğinin söylenmesinden çok, düşünmeye alan bulduklarında gelişiyorlar. Kendilerini gerçekten düşünmeye davet eden ortamlarda daha fazla sorumluluk alıyor, daha fazla fikir üretiyor ve daha fazla sahipleniyorlar.

Bu yüzden aynı birebir görüşme, kullanılan yaklaşıma bağlı olarak ya sıradan bir durum güncellemesine ya da gerçek bir gelişim fırsatına dönüşebiliyor.

Birebir görüşmeleri daha etkili kılmak için koçluk yaklaşımından ilham alan üç öneri paylaşmak isterim:

1. Gündemle değil, bir soruyla başlamak

Birçok birebir görüşme yöneticinin gündemiyle başlıyor:

“Projeler ne durumda?”

“Teslim tarihleri yetişecek mi?”

“Bir problem var mı?”

Bunlar elbette önemli.

Ancak görüşmeyi bir soruyla açmak, görüşmenin ilk birkaç dakikasını çalışanın gündemine ayırmak, konuşmanın yönünü tamamen değiştirebilir.

“Bugün özellikle konuşmak istediğin bir konu var mı?”

“Bu hafta en çok enerjini ve vaktini ne aldı?” 

“Şu an zihninde en çok yer kaplayan şey ne?” 

Basit görünen bu sorular, karşımızdaki kişiye sahiplik alanı açıyor. Kişinin gerçekte nerede olduğunu görmemizi sağlıyor ve çoğu zaman “nerede” olduğunu bilmek, planlı gündemden çok daha önemli oluyor.

Koçlukta olduğu gibi, insanlar kendi gündemleriyle bağlantı kurduklarında görüşmenin değeri artıyor.

2. Hemen çözüm üretmek yerine alan açmak ve biraz daha merak etmek

Liderlerin güçlü yanlarından biri çözüm üretmek.

Fakat bazen bu güç, fark etmeden çalışanın düşünme alanını daraltabiliyor. Liderin hızlı müdahalesi bazen gereklidir ancak birebir görüşmelerde ters etki yapabilir.

Bir çalışan bir sorunla geldiğinde hemen öneri sunmak yerine şu sorular denenebilir:

“Bu konuda şimdiye kadar neleri denedin?”

“Elinde hangi seçenekler var?”

“Senin için ideal çözüm nasıl olurdu?”

Koçlukta buna “merakla dinlemek” ve akabinde “fikir vermek yerine keşfettirmek” diyoruz. Kişi kendi cevabına ulaştığında, o cevap gerçekten onun olur. Dışarıdan gelen bir çözüm ise en iyi ihtimalle bir talimat olarak kalır.

Çoğu zaman insanlar cevabı bilmedikleri için değil, düşünmek için yeterli alan bulamadıkları için tıkanıyorlar.

Bu sorular pasif değildir. Tam tersine, kişinin kendi kapasitesini ortaya çıkarmasını ve görmesini sağlar. Ve bu, herhangi bir geri bildirimden daha güçlü bir mesajdır.

3. Görüşmeyi sadece aksiyonla değil, farkındalıkla bitirmek

Birebir görüşmelerin çoğu belirsiz bir noktada biter. Söylenecekler söylenmiş, toplantı zamanı dolmuştur. Ama ne kararlaştırıldığı ne hissedildiği, bir sonraki adımın ne olduğu netleştirilmez.

Birebir görüşmelerin sonunda genellikle şu soru sorulur:

“Peki aksiyon maddelerimiz neler?”

Bu önemli ve elbette gerekli bir soru.

Ancak, koçluk deneyimi bize gösteriyor ki davranış değişikliği çoğu zaman aksiyondan önce farkındalıkla başlıyor. Yani işlevsel bir aksiyon, farkındalık sonrasında gerçeğe dönüşüyor.

Aksiyon planlamasından önce şu soru daha güçlü olabilir:

“Bugünkü konuşmadan senin için en değerli çıkarım ne oldu?”

“Buradan çıkarken bir şeyi farklı yapacak olsan, ne olurdu?"

“Senden ne beklememi istersin” ya da “benden ne beklersin?”

Kişi neyi farklı gördüğünü fark ettiğinde, atacağı adım da daha anlamlı hale geliyor.

Koçlukta her seansın kapanışı, seansın kendisi kadar önemlidir. Çünkü kapanış, konuşulanları “gerçeğe” dönüştürür.

Bu sorular hem hesap verebilirlik yaratır hem de kişinin görüşmeden güçlü bir şeyle ayrılmasını sağlar. Sadece geçip gitmekten fazlasını sunar.

Özetle,

Birebir görüşmeler, yöneticinin en küçük ama en güçlü liderlik aracıdır. Koçluk yaklaşımının bu görüşmelere kattığı şey bir teknik değil, her şeyi değiştiren bir bakış açısıdır.

Birebir görüşmelerin değeri, konuşulan konulardan çok kişinin görüşmeden nasıl ayrıldığıyla ilgilidir.

Çünkü insanlar en çok, kendi cevaplarını bulduklarında gelişirler.